応募先から面接の日程に関するメールが来た場合の対応方法
転職希望者は、履歴書の提出や選考結果の通知など、転職活動における様々な段階で企業とメールのやりとりをする必要があります。
もちろん、面接前には面接日程の調整でもメールが使用されます。メールは転職活動に欠かせない連絡ツールなので、基本マナーや返信方法を知っておきましょう。
どんなに遅くても24時間以内には返信をすること
転職希望者は、応募先の企業から面接の日程に関するメールの受信を確認したら、遅くても24時間以内には返信するようにしましょう。
応募者が複数いる企業の場合、返信が遅くなることで希望の面接日時が埋まってしまったり、最悪の場合は他の応募者に内定が出てしまったりする可能性もゼロではありません。
また、面接の日程をすぐに回答できない場合、お詫びの言葉を添えて、遅れる理由と回答期限を書いたメールを返信しましょう。
感謝の気持ちを記載すること
メールの返信をする際、感謝の気持ちを記載することで、採用担当者の転職希望者に対する印象が良くなるでしょう。転職希望者はメールで感謝の気持ちを表すことで、人柄の良さやビジネスマナーが身についている点などを採用担当者にさりげなく伝えられます。
文末に署名を記載
署名は、誰からのメールなのかを採用担当者にすぐに把握してもらうためにも、本文の最後に入れた方が良いでしょう。
また、署名があることで、メールの内容が終わったことも読み手にとってわかりやすくなります。
署名は名前だけでなく、メールアドレスや電話番号も記載しましょう。
返信するメールの元本は消さない
転職希望者はメールを返信する際、メールの元本を残しておくことで、採用担当者がやりとりの内容をすぐに把握できます。返信の際は、件名に表示される「Re:」は残したままで問題ありません。
自身が希望日程を挙げる際のポイント
面接の日程は、企業が指定する場合もあれば、自分の希望日程を提示できる場合もあります。自分で希望日程を挙げる際のポイントは2つあります。
3つ以上の候補を挙げる
転職希望者は、3つ以上の日程候補を挙げましょう。採用担当者にも予定があり、常に転職希望者の予定に合わせることはできません。複数の候補があることで、採用担当者は日程調整がしやすくなるはずです。
また、転職希望者は候補日だけでなく、時間帯についても幅を持たせて伝えるとより良いでしょう。
○○時～○○時の書き方はNG
例えば、14時から16時と書いた場合、採用担当者は16時が面接開始希望時間なのか、終了の希望時間なのか判断しかねます。
希望時間を書く際は、「13時から～面接開始希望」や「14時～16時（16時に面接終了希望）」のように詳細を書くのが望ましいです。また、お昼休憩の時間は避けるようにしましょう。
企業の指定した日程で返信する場合
企業が面接の日程を指定する場合、複数の日程が用意される場合もあります。転職希望者は、指定された日程から希望日を選んで企業に返信しなければなりませんが、返信する際に意識したいポイントがあります。
また、指定された日程で調整ができない場合の対応方法も知っておきましょう。
指定された日程の中で第3希望までの日程を挙げて都合を伺う
企業が複数の面接日程を提示している場合、転職希望者は第3希望までの日程を挙げて返信することで、採用担当者は面接日程の調整がしやすくなります。
転職希望者は、採用担当者との間に認識のズレが生じないようにするために、希望日時を書く際は曜日まで書きましょう。
指定された日程で調整ができない場合
転職希望者の中には、企業から指定された日程で調整ができない場合もあるでしょう。指定された日程で調整ができない場合、転職希望者はメールでまずお詫びの言葉を述べ、次に簡潔かつ明確な理由を示しつつ、希望の日程を複数提示します。
転職希望者が複数の面接日程を提示することで、採用担当者は予定を調整しやすくなるだけでなく、転職希望者の面接への熱意もくみ取ってくれるでしょう。
まとめ
転職希望者は、応募先の企業との面接日程が確定するまで、企業にメールを返信する機会が何回かあります。
また、面接日程の調整後も面接通過を通知するメールへ返信したり、内定後にメールのやりとりをしたりすることが考えられるでしょう。
転職希望者にとって、メールは企業との連絡ツールになるので、ポイントやマナーをしっかり押さえておく必要があります。
採用担当者にとっても、転職希望者から送付されるメールの文面だけで社会人としての常識を持ち合わせているかどうかを判断する材料になりますし、ポイントやマナーを押さえたメールを見ることで採用担当者は送付者に対して好印象を抱くことでしょう。
転職サイトなどを検索してみると、企業とメールで面接の日程調整をする際のメール例文が掲載されています。
企業へのメールのやりとりが不安な転職希望者は、インターネット上で公開されているメール例文を検索し、参考にしてみると良いでしょう。
