勤怠管理とは、労働者を監視するためのものではなく、使用者が労働者の勤務状況を適正に把握し、記録・管理することです。
タイムカードへの打刻や手書きの出勤簿なども、勤怠管理の一種。
始業・終業時刻の把握だけではなく、実際の労働時間や休日の取得状況、出勤日数など、勤怠管理ではさまざまな情報の記録・管理する必要があります。
労働者の勤務状況を正確に把握することで、長時間労働の防止などにつなげることができます。
造園業に勤怠管理が重要な理由
労働基準法では、1日8時間・週40時間の労働時間制限と、毎週少なくとも1回の休日をとることを定めていて、これを超える場合は「36協定」を締結する必要があります。
これまで造園業を含めた建設業は、この36協定で定める時間外労働の上限規制は適用外とされていました。
しかし2024年4月1日からは適用対象になり、違反した場合には、罰則が科されることも。
そしてこの時間外労働の上限規制では、タイムカードやパソコンを使用した時間の記録など客観的な記録を基本とし、労働者の自己申告に依存しない、適正な勤怠情報の把握が義務づけられています。
これらの法改正に対応するために、労働時間を適正に把握し、記録・管理する勤怠管理が必要不可欠なのです。
勤怠管理で把握すべき項目
勤怠管理は、労働者の始業・終業時刻、時間外労働時間、休日労働時間など種類別の労働時間や、出勤・欠勤、休暇の取得状況などを、適正かつ客観的に把握することが大切です。
始業時刻と終業時刻の確定と労働時間の把握
使用者は、労働者の労働時間を正確に把握する責任があります。
この労働時間は「1日に何時間働いたか」ではなく、「労働日ごとに何時から何時まで何時間働いたか」を記録しなければなりません。
適正な労働時間を算出して管理するためには、正確な始業・終業時刻を記録することが大切です。
休憩時間
労働基準法では、労働時間が1日で6時間を超える場合は45分、8時間を超える場合には1時間の休憩をとることを定めています。
休憩時間中は電話応対などの簡単な業務であっても、作業させてはいけません。
使用者は、休憩時間を与えるだけではなく、労働者がきちんと業務から離れた状態で休憩時間を確保しているか、把握する必要があります。
時間外労働時間と深夜労働時間
時間外労働時間はいわゆる残業時間のことで、労働基準法に定められた、1日8時間および週40時間という労働時間の制限を超えて働く時間のこと、深夜労働時間は22時から5時の間の深夜帯労働を指します。
時間外労働と深夜労働に対しては、25％以上の割増賃金を、さらに時間外労働が深夜労働時間に及んだ場合には50％以上の割増賃金を支払う必要があります。
このため、トータルで何時間働いたかだけではなく、何時から何時まで働いたか、そのうち時間外労働は何時間あったかなど、労働時間の種類によって分けて記録することが大切です。
休日労働時間と日数
労働基準法では、1週間に1日、もしくは4週間を通じて4日、労働者に与えなければならない「法定休日」を定めています。
労働者が法律に定められた休日をきちんと取得しているかどうか、使用者は正確に把握しなければなりません。
この法定休日に労働することは「休日労働時間」に該当し、35％以上の割増賃金が発生するため、給与計算の観点からも、「何日に何時から何時まで働いたか」を正確に把握することが必要です。
出勤日数と欠勤日数、休暇の取得状況
労働時間だけではなく、日数単位で労働者の勤務状況を把握することも大切です。
労働者が仕事を休んだとき、それが欠勤に該当するのか、何らかの休暇に該当するのか、休日出勤をした場合に振り替え休日や代休を取得しているかなど、把握しておきましょう。
年次有給休暇の取得状況も、労働基準法で管理帳簿による記録と3年間の保管が義務づけられています。
造園業におすすめの勤怠管理システム
従来の勤怠管理は、紙による日報の提出やタイムカードが中心でした。
しかしこの方法は、手作業の集計が必要だったり、現場作業中心の造園業の労働者が、タイムカードに打刻するためだけに事務所に行ったりしなければならず、効率的ではありません。
また2024年4月から適用になる時間外労働の上限規制では、労働者の自己申告に依存しない、客観的で正確な勤怠情報の把握が義務づけられています。
これらの状況に対応するためにも、造園業では新しい勤怠管理システムを導入していく必要があるのです。
いわゆる「直行・直帰」が多い造園業におすすめな勤怠管理システムが、スマートフォンやタブレットで始業・終業の打刻や出退勤の管理を行える勤怠管理アプリです。
勤怠管理アプリには、始業・終業の打刻だけではなく、GPSによる位置情報で、実際の勤怠情報と照らし合わせることができる機能を有するものもあり、正確な勤怠管理が可能です。
入力された日報データを元に、工事ごとの労務費集計と勤怠集計が同時に行えるなど、造園業を含めた建設業に特化した「使えるくらうど勤怠管理for建設業V3」も登場。
GPS打刻にも対応しているため、現場作業の多い造園業にぴったりのシステムです。
使えるくらうど勤怠管理for建設業V3（アサクラソフト株式会社）
https://kintai-kensetsu.tsukaeru-cloud.jp/
また「HRMOS勤怠」は、スマートフォンやタブレットだけではなく、LINEやQRコードなどさまざまな手法での打刻が可能で、30名以下なら無料で利用できる「HRMOS勤怠」も、中小企業が多い造園業におすすめのシステムです。
HRMOS勤怠（IEYASU株式会社）
https://hrmos.co/kintai/
まとめ
現場作業が中心の造園業は勤怠管理しにくいイメージがありますが、2024年4月から適用になる時間外労働の上限規制への対応などを含め、正確な労働時間の把握をすすめていかなくてはなりません。
いろいろなシステムが開発されている昨今、機能や操作性、費用など自社にあったシステムを導入して、簡単に効率よく勤怠管理を行っていきましょう。
