履歴書をメール送付する際のルール
現在、履歴書は手書きだけでなく、パソコン作成が浸透してきています。履歴書の作成方法の変化と同様に、送付方法も郵送だけでなく、メール送付を選ぶ企業や人が増えています。
特に、履歴書をパソコンで作成する場合、メール送付は非常に手軽で便利ですが、履歴書のメールでの送り方やルールを知っておく必要があります。
できるだけ早く送付しよう
履歴書のメール送付は本文や件名の書き方、セキュリティなど気を付けるべき点はたくさんありますが、企業に履歴書のメール送付を指示されたら、なるべく早く送ることもマナーとして認識しておきましょう。
また、送付時間は就業時間内が理想的です。メールのマナーに業種は関係ありません。造園業に関しては職人気質な業界というイメージを抱きがちですが、職人気質の業種であっても、企業へメールを送る際のマナーの無視はNGです。
履歴書にはパスワードを
履歴書は個人情報を含め大事な情報がたくさん詰まっているため、しっかりとしたセキュリティ対策が求められます。履歴書にはパスワードをかけ、送付の際には履歴書とパスワードの2通のメールを送るのが一般的なルールです。
ただし、最近ではパスワード廃止の動きも見られるため、指定が無い場合は応募先に確認するのが望ましいでしょう。
件名や本文の内容は簡潔に
採用担当者は1日に多くのメールに目を通します。メールを読む相手がストレスを感じることなく、用件や内容を素早く伝えるためにも、記載する件名や本文はできるだけ簡潔にまとめるようにしましょう。
添付ファイル名を記載（職務経歴書、履歴書など）
企業への応募者が多数いる場合、採用担当者は応募者の数だけファイルを受信します。誰の、どんな内容のファイルであるかをわかりやすくするためにも、添付する履歴書のファイル名には職務経歴書、履歴書などと記載する他、氏名と日付があると尚良いです。
メールで履歴書を送付する際の本文の書き方
履歴書を送付する際のメールは、一般的な履歴書添付メールの作り方に則って書きましょう。履歴書添付メールは件名、本文、署名の構成です。
本文の書き方
本文の書き方は、構成要素と順序がある程度決まっています。最初に宛名からはじめ、氏名、用件、結びの言葉が続き、最後に署名という流れです。
氏名を書く際、場合によっては簡単な自己紹介を含めても良いでしょう。ただし、簡潔に書くことを心掛けてください。また、用件の記載には履歴書送付メールの他に、添付ファイルのパスワードを記載したメールを送る旨を書いておきましょう。
署名の書き方
署名で書くべき事項もある程度決まっています。氏名、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレスを項目毎に改行して記載しましょう。氏名は難読漢字が含まれていたり、一般的な読み方と異なったりする場合はふりがなを付けておくと親切です。
メールで履歴書を送付する際のファイル形式
メールで履歴書を送付するのは簡単ですが、トラブルが無いわけではありません。
ファイル形式にも気を遣わないと、せっかく時間をかけて作成した履歴書を相手に上手く読んでもらえない可能性があります。
望ましいファイル形式はPDF
パソコンで履歴書を作る際、WordやExcelを使用する人は少なくありませんし、企業もWordやExcelのファイル形式データの取り扱いは慣れています。しかし、PDFはWordやExcel形式よりもメリットが多いと言えるでしょう。
PDFの利点の一つ目は、OSやバージョンなど使用環境に左右されないことです。WordやExcelでは使用環境によって文字化けなどが懸念されます。
また、企業は履歴書を印刷して使用することが想定されますが、WordやExcel形式は印刷の際にレイアウトが崩れるリスクがあります。印刷のしやすさもPDF形式の利点でしょう。
さらに、PDFは誰かに内容を変更されたり、修正されたりする心配もありません。
PDFに変換する方法
WordやExcelで作成した履歴書は簡単にPDFに変換できます。WordやExcelで作成した履歴書のファイルを開いた後、「ファイル」からタブを開き、「名前を付けて保存」を選択、ファイルの種類から「PDF」を選択して保存します。
使用環境によって多少異なる点があるので、自分の利用環境に合った方法を検索するなどして操作しましょう。
まとめ
造園企業にメールで履歴書を送る際は、データ形式やメール作成方法、セキュリティなどのポイントを押さえた上で送付しましょう。
また、履歴書を送る直前にはファイルを添付しているか、添付ファイルは合っているかを確かめる他、宛先やメールアドレス、誤字脱字なども再度確認すると確実です。
尚、履歴書の書き方や履歴書のメール送付の際にも必要となる顔写真データの扱い方などがわからない人もいるかもしれません。パソコンに不慣れな人やパソコンが無い人は、スマホで履歴書を作成できるツールの使用を検討してみると良いでしょう。
スマホのツールはフォーマットに入力するだけなので簡単ですし、履歴書をメールに添付する際に望ましいとされるPDF化ができるものもあります。
